Los siguientes controles internos deberán estar en el sitio correspondiente al área de recepción de donativos:
1. Los recibos están pre numerados. En el caso de DonorWise, este requisito significa que:
•los recibos iniciales (provisionales) están pre numerados.
•los recibos generados por computadora son numerados automáticamente y no pueden ser reutilizados o cambiados.
2. El efectivo y los cheques recibidos son recibidos rápidamente y de conformidad. En el DonorWise, esto significa que un recibo inicial (para efectivo o cheques) o un registro inicial (para cheques) es preparado inmediatamente.
3. Se rinde cuenta de todos los números de recibo utilizados.
4. Todas las copias de recibos originales y copias de recibos anuladas son retenidas.
5. El efectivo y los cheques son depositados intactos en el banco.
6. Las obligaciones son adecuadamente segregadas. Esto quiere decir que
•el efectivo es recibido y los depósitos son preparados por diferentes personas
•el depósito es preparado y los donativos son ingresadas al DonorWise por diferentes personas
•el asiento diario en el Libro Mayor (si no fuese en forma electrónica) y la conciliación de la cuenta transitoria son completadas por diferentes personas.
7. Los cheques recibidos son endosados al ministerio.
8. Los donantes entregan sus donativos al ministerio (oficina), en vez de entregar a un empleado.
9. Se establecen procedimientos para hacer depósitos las veces que se requiera, considerando el monto de dinero, la seguridad y factores de oportunidad involucrados.