Cada donativo procesado está clasificada por varios factores:
•registro
•moneda
•tipo de pago
•donante
•designación
•cuenta
•Cargo Administrativo
Registro
•Las entradas se realizan en registro al DonorWise, una agrupación lógica de las transacciones.
•La forma cómo agrupe sus transacciones se relaciona fuertemente con su proceso de conciliación bancaria.
•Idealmente usted debería agrupar las transacciones de tal manera de hacer más fácil la reconciliación bancaria.
•Existen otros factores que pueden influir en la construcción de los registro. Por ejemplo, las transferencias telegráficas a su banco pueden ocurrir sin su conocimiento y puede que no sepa acerca de ellas hasta que usted reciba un estado de cuenta del banco. Puede tener sentido el agruparlos.
Posibles agrupaciones recomendadas
•Por depósito y fecha. Con este grupo, la reconciliación es más fácil porque el registro y el estado de cuenta del banco coincidirán fácilmente.
•Con un gran volumen de donativos diarias, puede que usted quiera separar sus registro según el tipo de fondos, el banco o la moneda utilizada.
•Con un menor volumen de donativos diarias, se puede optar por combinar una semana de donativos en un solo registro, en base a la forma en que se depositaron.
Agrupaciones que se desalientan
•Lógicamente, un depósito en el banco puede constituir varios registro, pero normalmente usted no tiene un registro dividido entre varios depósitos.
•Un registro se transfiera a Dynamics SL de acuerdo con el período contable. Así un registro nunca puede contener donativos de los diferentes períodos (meses).
•Registro grandes. Aunque el tamaño de un registro no se limita en DonorWise o en Dynamics SL es más fácil ubicar los errores si los registro no son muy largos.
Moneda y tipo de cambio
•Puede recibir donativos en monedas distintas a su moneda local. Debido a cuestiones de tipo de cambio, el valor del cambio puede cambiar entre la recepción del donativo y la transferencia al banco. Para obtener más información sobre este proceso, remítase a Moneda.
Tipos de pago
•El tipo de pago se refiere a cómo se recibe el dinero - como efectivo, cheque o una transferencia bancaria. Esto se identifica para cada entrada en DonorWise. Los tipos de pago y sus códigos se definen durante la configuración.
•los donativos de diferentes tipos de pago se pueden combinar en un solo registro y DonorWise desplegará un total corriente para cada tipo de pago a medida que usted complete el registro.
•Si dispone de un número suficiente de donativos de distintos tipos, puede ser mejor tener un registro separado para cada tipo de pago.
Donantes
•Cada donativo es asignado a un donante. Si un donante no existe, se debe configurar un nuevo contacto.
Designación
•Una designación es la persona, ministerio o un evento para el cual se dio una ofrenda. El nombre de la designación aparece en el recibo.
•Cada designación es una identificación separada de contacto.
•Cada designación es asignada a un centro de responsabilidad en el libro mayor, un centro de responsabilidad puede tener varias designaciones asignadas.
Cuenta
•Las cuentas clasifican los donativos (y otras transacciones) por tipo.
•DonorWise sincroniza su plan de cuentas con el libro mayor de Dynamics SL, garantizando así que las cuentas utilizadas sean válidas.
•Las designaciones de DonorWise se clasifican en relación al tipo (ministerio, coordinador, etc.). Cada designación tiene una cuenta por defecto y un plan de Cargo Administrativo basado en el mencionado tipo. Esto normalmente suele ser de 40xx para donativos de coordinadores y 41xx para los donativos del Ministerio.
•En el momento de la configuración, el ministerio determinará qué cuentas se utlizarán para lo siguiente:
-los donativos recibidas para las designaciones de coordinadores
-los donativos recibidas para las designaciones del ministerio
-Otros ítems (que no son donativos) recibidos y recepcionados a través de DonorWise.
-La designación "en suspenso" (designación desconocida).
-La cuenta de compensación.
Cargo Administrativo
•Los cargos administrativos se utilizan para asignar una parte de los donativos a áreas de operación que se financian sin donativos directas.
•Los cargos administrativos se calculan automáticamente por DonorWise cuando se registra una donativo.
•Los planes de Cargo Administrativo se determinan durante la configuración del sistema; los planes pueden ser modificados más adelante, si el ministerio así lo decide. Los cambios afectarán solamente a las nuevas donativos.
•Cuando las transacciones se transfieren de DonorWise a Dynamics SL, los cargos administrativos se calculan automáticamente como parte del registro y se transfieren en consecuencia.
Excepciones de clasificación
Ítems no aclarados (donante o designación desconocida)
•Cuando se reciben los fondos, es posible que no puedan ser clasificados de inmediato y de manera adecuada por donante o designación. Sin embargo, todos los fondos deben ser depositados de inmediato: por lo tanto, todos los fondos deben ser procesados. DonorWise le permite procesar ítems “poco claros” en situaciones en que:
-La identidad del donante no está clara y requiere investigación (uso de donante "Desconocido").
-La designación exacta (propósito) de los fondos es desconocida y requiere investigación (uso de la designación “en suspenso”).
•Los ítems que utilizan el denominativo de contacto donante desconocido puede ser visto en DonorWise en la pantalla de Donantes Sin Resolver.
-Deben ser aclarados en 6 meses o el nuevo sistema impedirá que los nuevos períodos sean abiertos.
-La corrección será realizada en DonorWise para reasignar el donativo al donante correcto o al donante 'Anónimo' si se decide que el verdadero donante no sea determinado.
•Los ítems que utilizan la denominación en Suspenso se manejan en la pantalla de designaciones sin resolver en DonorWise.
-Cuando se transfieren al libro mayor (Dynamics SL), aparecerán en una cuenta de "suspenso del sistema de donativo".
-Esta deberá ser una cuenta de balance en la categoría de Otras Obligaciones Corrientes (23xx).
-La corrección también debe ser realizada para asignar correctamente la designación una vez que sea determinada.
-Si no se puede determinar, entonces se puede asignar a una designación por defecto que se especifica en la configuración del sistema.
Otros ingresos
(Ítems que no son de donativo)
•Usted puede recibir fondos que no son donativos pero que son recibidos junto con los donativos y, por lo tanto, deben ser procesados a través de DonorWise.
•Los ingresos que no son por donativos están relacionados a una designación denominada "Otros ingresos".
•La designación de "Otros ingresos" no tiene una cuenta por defecto o un centro de responsabilidad de tal manera que cualquier cuenta permitida (en el PC y en la pantalla de configuración de CR) o en cualquier centro de responsabilidad puede ser elegido durante el ingreso de datos.
Donantes anónimos o donativos sin designación
•Si un donante decide permanecer en el anonimato, su deseo debería ser respetado. Su donativo será acreditado a un donante o un contacto con el nombre de "Anónimo".
•Algunos donantes pueden contribuir al ministerio sin especificar el objetivo. Esas donativos se consideran sin designación, y se pueden utilizar a discreción del ministerio. El ministerio debe dar también crédito a estas donativos en una designación (de su elección o una designación General) en DonorWise, a fin de mantener un registro preciso de ellos.
•El liderazgo podría optar por asignar a los donativos sin designación a distintos centros de responsabilidad dentro del ministerio. Esto tiene lugar en el libro mayor como una cuenta de transferencia -, que deberá ser justificada con documentación escrita apropiadamente autorizada (un comprobante de diario o un CD)