Los detalles y procedimientos paso a paso de de los donativos en el DonorWise es tratado en los temas posteriores. Este tema da una vista general de los pasos, y algunos detalles dentro de esos pasos.
Vista General del Procesamiento de donativos
El procesamiento de donativos incluye los siguientes pasos:
1. Recibir los donativos específicas: recepción (provisional) de donativos en efectivo
2. Depósito
3. Registrar en el sistema de donativos
4. Registrar el asiento diario del registro de donativo en el Libro Mayor
5. Registrar el depósito en el Libro Mayor
6. Conciliar la cuenta transitoria
7. Generar y enviar recibos
8. Conciliar la cuenta en suspenso
1. Recibir el efectivo: Recepción Inicial
|
Efectivo o cheques recibidos en persona
|
•Cuando los donativos se reciben en persona, se hace un recibo (provisional) en forma escrita inmediatamente. •Los recibos se preparan en tres copias. •Primera copia: Donante •Segunda copia: se adjunta el depósito •Tercera copia: Permanece en el bloque de recibos. |
Cheques recibidos por correo
|
•Los cheques recibidos por correo deberán recibirse con un recibo inicial, o colocarse en una lista de registro preliminar (lista), con: •fecha •nombre del donante •monto •otra información útil o necesaria (Ej. nombre del banco del cheque girado) •Esto deberá hacer una persona ajena a la que ingresa el registro en el DonorWise. |
donativos recibidas a través de deposito directo (transferencias bancarias)
|
•Las transferencias bancarias no necesitan ser recibidas con un recibo provisional, pero deberán tener la fuente de información para que la entrada de datos sea apropiada, como ser: •Una copia del estado de cuenta, •note de crédito del banco, o •una lista preparada internamente será suficiente. |
2. Depósitos
El depósito puede seguir la recepción inicial de fondos, o basarse en los siguientes factores:
Criterios para la frecuencia del depósito:
•El monto de dinero recibido
•La seguridad de la oficina
•Accesibilidad al banco
Factores de momentos propicios para realizar los depósitos:
•Por lo menos una vez a la semana
•Siempre a fin de mes
•Siempre a fines del año fiscal
1. Retirar las copias del segundo recibo del bloque de recibos provisionales y sumarlos, manteniendo los recibos del efectivo y cheques separados. Incluir la segunda copia inclusive para los recibos anulados.
2. Verificar que todos los números de recibos están incluidos:
•Que haya una secuencia completa de números. Se incluyen las copias de recibos anulados para hacer que esta tarea sea más fácil.
•Revisar que el numero del primer recibo sea el número inmediatamente que siga el último número de recibo del anterior depósito.
3. Contar el efectivo y los cheques en forma separada.
4. Compare los montos:
•Compare el efectivo total de los recibos con el total de recibos por efectivo
•Compare el total de los cheques con el total de los recibos para cheques.
•Si cualquiera de estos montos no coinciden, cualquier dinero que falte debe ser autorizado como gastos varios y registrado como “Efectivo Faltante” (79..), o pagado por la persona que recibe.
•Si hay mas dinero que recibos y el exceso no puede explicarse, deberá ser abonado a 79.. como “cuenta de excedentes.”
5. Contar los cheques recibidos cuando no exista un recibo provisional en forma escrita. Sumarlo al total del depósito del cheque.
6. Preparar boletas de depósito para el efectivo y los cheques.
7. Hacer copias de los cheques ha ser depositados.
8. Depositar.
9. Adjuntar los recibos y copias de cheques a las boletas de depósito del banco e indicar los números correspondientes que tienen. Preparar una carátula (voucher del recibo, resumen del banco) ha ser usado como el principal documento para el depósito.
10. Sellar la tercera copia en el bloque de recibos con la palabra “Depositado,” e incluir la fecha, cuenta bancaria (número de plan contable) y el número de voucher del recibo.
3. Registro en el sistema de donativo
los donativos individuales son ingresadas en el sistema de donativo con la información del donante y la designación. La designación define el centro de responsabilidad para el Libro Mayor. Las fuentes de esta información incluyen:
•Efectivo: Registro de Efectivo o libro de provisional de recibos
•Cheque: Registro de Cheques o libro provisional de recibos
•Transferencias bancarias: Estados de cuenta o notificaciones de depósito del banco y/o documentación preparada basada en esta información
4. Registro del asiento diario de registro en el Libro Mayor (Dynamics SL)
•Si su ministerio usa Microsoft (Dynamics SL) para su Libro Mayor, entonces la transferencia de datos entre DonorWise y Dynamics se realizaran electrónicamente. De este modo, el DonorWise y el Libro mayor cuadran en todo momento.
•Si su ministerio no usa Dynamics SL para su Libro Mayor, el proceso de Colocación de Registro produce un asiento diario en papel para su uso y para ingresar datos a su Libro Mayor.
•Si su libro mayor soporta el importe de datos, entonces usted podrá producir un asiento diario en Excel de DonorWise y pasarlo al Libro Mayor.
•El asiento diario de Dynamics SL creado por DonorWise abonará la cuenta de ingreso en los centros de responsabilidad apropiados, calculará las entradas de las valoraciones, y colocará el asiento diario que cuadra (el importe bruto de los fondos recibidos) en la cuenta transitoria (10xx), como se lo define en la configuración inicial de DonorWise.
5. Registre el depósito en el Libro Mayor
•El asiento diario del Libro Mayor de los actuales depósitos de los fondos recibidos y llevados al banco es debitado al 10xx “Banco” y abonado al 10xx “Sistema de donativo Transitoria” en el Libro Mayor.
6. Concilie la cuenta transitoria
Una vez que todos los pasos hayan sido completados como se describe abajo, el saldo de la cuenta 10xx “Sistema de donativo Transitoria” deberá estar en cero. Si este es el caso, usted tiene prueba que:
•que todo el efectivo recibido fue registrado en el Libro Mayor
•que todo el efectivo recibido fue depositado
•que todo efectivo depositado fue registrado en el DonorWise
La cuenta transitoria deberá ser conciliada por lo menos al final de cada mes y todas las diferencias investigadas, detalladas y corregidas rápidamente para asegurarse que ning un donativo escape del sistema y que no existan donativos ficticias registradas en el sistema de donativo.
Si el saldo no es igual a cero, puede ser que no todo el efectivo o cheques hayan sido depositados, o el efectivo recibido y depositado no haya sido correctamente registrado en el sistema de donativo.
La cuenta transitoria es configurada durante la configuración del DonorWise. Después de esto, DonorWise automáticamente lo usará como la cuenta de compensación cuando se coloque los registro de donativo al Libro Mayor (Dynamics SL).
7. Genere y envíe los recibos por correo
DonorWise genera recibos finales a los donantes. Estos deben ser enviados por correo rápidamente a los donantes para acusar recibo de su inversión en el ministerio.
Los recibos deberán imprimirse antes que el mes se cierre.
8. Concilie la cuenta transitoria
La cuenta “Sistema de donativo Transitoria” (23xx) es usada cuando la designación de un donativo no es clara. La designación de “Suspense” (Transitoria) es usada en DonorWise.
El saldo en esta cuenta de Libro Mayor deberá ser conciliado mensualmente para estar de acuerdo con el saldo en la Designación de DonorWise “Suspense” para asegurarse que los fondos sean tratados y distribuidos adecuadamente y oportunamente.
La cuenta transitoria es configurada durante la configuración del DonorWise. Después de esto, DonorWise automáticamente lo usará para los elementos transitorios cuando se coloque en el Libro Mayor (Dynamics SL).